Inhoudsopgave
Inleiding
Stichting PYPS Events (hierna: PY•PS) is een stichting opgericht om feesten en andere evenementen te organiseren voor de LGBTQ+ community waar nieuw talent uit Utrecht de mogelijkheid krijgt te performen.
In dit beleidsplan zal de strekking van het beleid binnen PY•PS voor de voorzienbare tijd duidelijk worden. Hierin worden projecties gemaakt tot in het jaar 2027. Dit beleidsplan geeft zowel de plannen op kort termijn als op lang termijn aan.
Samenvatting
Stichting PYPS events oftewel PY•PS is opgericht om feesten en evenementen voor de LHBTI+ community te organiseren. Hierbij ligt de focus op het bieden van een veilige omgeving om te experimenteren met je zelfexpressie, kortom PY•PS creëert de mogelijkheid jezelf te uiten zoals je wilt. De stichting wordt bestuurd door Jop Beumers (voorzitter), Brian Hulsebos (secretaris), Tom Verstappen (penningmeester) en Jeroen Passenier (vice-voorzitter). PY•PS streeft ernaar om voornamelijk nieuw lokaal talent een podium te geven. Dit geldt ook op de langere termijn, echter wanneer PY•PS een sterke financiële fundering heeft zal op de prime time slot(s) ook gebruikt gemaakt worden van bekendere artiesten om te zorgen voor een groot en vol publiek te trekken voor nieuw talent.
Het is voor PY•PS erg belangrijk dat ons imago goed zichtbaar is. Dit doen we door een verantwoordelijke te hebben voor onze externe uitingen. Die zowel fysiek, als online via social media kanalen geuit worden. Ons doel is dan ook dat het aantal volgers van PY•PS op al onze social media platformen groeit. Dit nuttigt het doel om ons merk en identiteit te laten groeien en zichtbaarder te maken, tevens om meer zichtbaarheid en emancipatie van de lokale LHBTI+ gemeenschap te bewerkstelligen. PY•PS zal eerst een vaste locatie zoeken waarna er gekeken zal worden naar mogelijkheden om uit te breiden met straatfeesten en speciale edities. De evenementen zullen georganiseerd worden door het bestuur en vrijwilligers, op termijn zullen er ook vrijwilligers gezocht worden die het bestuur buiten de evenementen steunt. Dit alles zal gefinancierd worden, vanaf het begin door subsidies en een bijdragen van de bestuursleden zelf. In te de toekomst zal PY•PS financieel zelfvoorzienend zijn en voor grote investeringen nog steeds gebruik maken van subsidies.
Het bestuur
Het eerste bestuur van PY•PS is begonnen in 2022 en bestaat uit de volgende leden en functies:
Voorzitter- Jop Beumers
De voorzitter heeft de algemene leiding over PY•PS en het PY•PS bestuur en is verantwoordelijk voor het vertegenwoordigen van PY•PS naar buiten toe. Daarbij overlegt de voorzitter met officiële externe instanties. Intern is de voorzitter verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en leiden van bestuursvergaderingen en de jaarvergadering. De voorzitter houdt in de gaten dat besluiten worden genomen in lijn met de geldende wetgeving in Nederland en met het eigen huishoudelijk reglement, en statuten. Ook is de voorzitter verantwoordelijk voor het aansturen en coördineren van de activiteiten die vanuit PY•PS georganiseerd worden. Verder is de voorzitter het eerste aanspreekpunt van de Raad van Advies en verantwoordelijk voor het maken en herzien van het beleidsplan.
Secretaris – Brian Hulsebos
De secretaris is verantwoordelijk voor het notuleren van de vergaderingen en verwerken van binnenkomende posts en e-mails tenzij deze gericht is aan andere bestuursleden. Ook zorgt de secretaris voor het bijhouden van de CRM database en het bijhouden van het archief van PY•PS. De secretaris is bij PY•PS ook verantwoordelijk voor het creëren van content voor promotie, social media, en website.
Penningmeester – Tom Verstappen
De penningmeester van PY•PS is verantwoordelijk voor de financiën en bijbehorende financiële administratie van PY•PS. De penningmeester beheerd ook de kas, bankrekening, eventuele spaarrekening, het opstellen van begrotingen, het bijhouden van het Grootboek, de debiteuren en crediteuren administratie, en inventaris van PY•PS. Verder zorgt de penningmeester voor contact met subsidieverstrekkers en sponsoren, en bewaard alle financiële stukken volgens de vastgelegde termijn. Het verlenen van decharge aan eventuele commissies, beoordelen van declaraties en budgetten is ook onderdeel van takenpakket van de penningmeester. Verder is de penningmeester verantwoordelijk voor het financiële gedeelte van het jaarverslag van PY•PS.
Vice-voorzitter – Jeroen Passenier
De hoofdverantwoordelijkheid van de vice-voorzitter is het ondersteunen en vervangen (bij diens afwezigheid) van de voorzitter. De vice-voorzitter is ook verantwoordelijk voor de jaarlijkse (en eventuele tussentijdse) kascontrole. Ook dient de vice-voorzitter een klokkenluider-functie op het gehele bestuur en is de controlerende macht op de voorzitter. Bij PY•PS draagt de vice-voorzitter ook de verantwoordelijkheid als eerste aanspreekpunt voor grensoverschrijdend gedrag en geweld binnen PY•PS en activiteiten van PY•PS natuurlijk zolang dit de vice-voorzitter zelf niet betreft. Verder is de vice-voorzitter ook verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de website en social media accounts.
Nieuw talent
Korte termijn
PY•PS zal de eerste jaren voornamelijk nieuw (muzikaal) talent inzetten tijdens feesten, en andere evenementen, die (mede-)georganiseerd worden door PY•PS. Het doel is om dit nieuwe talent zoveel mogelijk uit Utrecht te werven. Hiermee wil PY•PS een podium geven aan opkomende artiesten.
Lange termijn
Wanneer PY•PS een sterke (financiële)fundatie heeft zal het streven om nieuw Utrechts talent in te zetten voor elke mogelijkheid die hiervoor bestaat. Met uitzondering van ‘prime time’ spots waarvoor op langer termijn bekendere artiesten gevraagd kunnen worden. Deze bekendere artiesten dienen hierin de volgende functies:
- een groot publiek trekken naar de feesten;
- Middels dit grote publiek een sterke financiële basis voor PY•PS mogelijk maken;
- Middels dit grote publiek een volle zaal voor het nieuwe talent garanderen;.de groei van PY•PS steunen.
Promotie en Social Media
Promotie
In creatie streven wij ernaar om de juiste identiteit van PY•PS events naar de wereld uit te dragen. Om dat voor elkaar te krijgen hebben streven we ernaar om een klein team creatievelingen onder leiding van Hoofd-PR samen te stellen. Welke verantwoordelijk is voor de juiste grafische, audiovisuele en fotografische content.
Dit kan uit één persoon bestaan maar er wordt altijd gestreefd naar een team van ongeveer drie personen.
Identiteitscreatie
Bij het maken voor onze content is het altijd erg belangrijk dat onze identiteit goed zichtbaar blijft. Bij het maken zoeken we dan graag het rauwe randje op, dit gepaard met onze huisstijl.
Social Media
PY•PS is actief op verschillende social media die aansluiten bij onze doelgroep. Dit zijn huidig Facebook, Instagram en Twitter, waarvan Instagram de belangrijkste. Dit zal in de toekomst mogelijk uitgebreid worden naar LinkedIn.
Ten tijde van schrijven (8 juli 2022) heeft PY•PS op Instagram 4 berichten en 107 volgers. Op Facebook heeft PY•PS 59 likes. PY•PS hoopt dat dit na het eerste feest groeit, en dat deze groei aan blijft houden met elke editie totdat wij gelijkende evenementen kunnen concurreren. Zie op de volgende pagina enkele projecties.
PY•PS zal ook opkomende en nieuwe social media in de gaten houden voor verdere promotiemogelijkheden.
Locatie
Het eerste feest wat georganiseerd wordt door PY•PS zal plaatsvinden op 27 augustus 2022 bij Ekko als onderdeel van Ekko’s ‘Queer Summer of Love’. Voor de edities hierna hoopt PY•PS een langdurig vaste locatie te regelen. Dit zal zorgen voor consistentie voor de organisatie en de gasten.
Naast een locatie voor het reguliere feest zal, nadat PY•PS een sterke fundatie heeft gevonden, gezocht moeten worden naar locaties voor mogelijke straatfeesten en speciale edities.
Veilig Feest
Het is het streven van PY•PS om veilige feesten te organiseren en dit te garanderen voor toekomstige evenementen. Dit wil PY•PS bereiken door:
- een gedragscode op te stellen en in praktijk te brengen voor de relatie tussen het bestuur en alle vrijwilligers;
- (seksuele) intimidatie nooit te tolereren, zowel of feesten als binnen de organisatie;
- beveiligers inzetten bij alle feesten, en waar mogelijk ook op andere evenementen;
- klachten van gasten, vrijwilligers en bestuursleden serieus in behandeling te nemen.
PY•PS zal naar redelijkheid haar best doen om de genderidentiteit, seksuele en/of romantische geaardheid van alle gasten, leden van de organisatie, vrijwilligers en verdere contacten te respecteren en te valideren. Discriminatie op basis van gender, seksuele of romantische geaardheid, huidskleur, afkomst, anders validiteit wordt niet getolereerd.
Raad van Advies
Op de korte termijn zien we als PY•PS nog geen mogelijkheid tot het instellen van een Raad van Advies. Echter op de langere termijn zien wij wel een rol voor een Raad van Advies weggelegd. Voornamelijk omdat we met behulp van een Raad van Advies denken makkelijker onze doelen te bereiken en een onafhankelijke kijk op onze evenementen en inclusie beleid kunnen blijven voeren.
LGBTQ+ Community
PY•PS wenst een sterke band met de LGBTQ+ Community. Dit zal bereikt worden door connecties van het bestuur binnen de gemeenschap en veilige feesten voor alle genders en seksuele en/of romantische geaardheden. Ook zal PY•PS zoveel mogelijk gebruik maken van DJ’s/artiesten die een connectie hebben met de LGBTQ+ community.
PY•PS streeft er verder naar om up-to-date te blijven met de ontwikkelingen binnen de LGBTQ+ community.
Vrijwilligers
PY•PS heeft actieve vrijwilligers die helpen bij het opbouwen, afbouwen en gedurende de events. Omdat PY•PS vrijwilligers heeft, is er een beschikbaar vrijwilligers beleid waar de rechten en plichten van het bestuur ten aanzien van de vrijwilligers staan maar ook de rechten en plichten van de vrijwilligers die actief zijn voor PY•PS zelf. PY•PS streeft ernaar een bestand bij te houden met een aantal vrijwilligers die kunnen helpen bij een event die mee groeit met de groei van de stichting.
PY•PS streeft ernaar buiten vrijwilligers rondom de events ook vrijwilligers met speciale functies te hebben die het werk van het bestuur kunnen verlichten tijdens en buiten het event. Het gaat hierbij om vrijwilligers die gespecialiseerde kennis hebben of specifieke taken meer onafhankelijk kunnen invoeren. Dit omvat onder andere wanneer nodig een hoofd vrijwilligers, hoofd programme, medewerker(s) promotie, en medewerker website. Deze vrijwilligers zullen dus ook meer toegang kunnen krijgen tot accounts die gelieerd zijn aan PY•PS.
Vermogen
Balans, Begroting, Resultatenrekening en Kasboek
De penningmeester van PY•PS zal een up-to-date balans, begroting, resultatenrekening en kasboek bijhouden. Bij elke mogelijkheid wordt de resultatenrekening aangevuld vanuit het kasboek indien er nieuwe aanvullingen gedaan kunnen worden. Het kasboek wordt bij elke declaratie of uitgave aangevuld bij de eerstvolgende mogelijkheid. Ook de balans wordt tijdig geüpdatet. Voor elke editie van het feest zal een begroting en resultatenrekening opgesteld worden door de penningmeester.
Inkomsten
De inkomsten van PY•PS bestaan in eerste instantie uit verkochte tickets en eventuele promotionele acties zoals de verkoop van lolly’s of ijsjes op het feest. PY•PS hoopt gebruik te kunnen maken van een impulssubsidie gezien PY•PS weinig startbudget heeft. Wel maakt PY•PS gebruik van vier leningen van €250,- die verschaft worden door de vier bestuursleden en oprichters van de stichting.
Uitgaven
Per editie zullen er standaard uitgaven zijn voor:
- DJ’s;
- decoratie;
- ticket servicekosten;
- promotie;
- beveiliging,
Tenzij een of meerdere van deze kosten door de locatie of een andere partij worden gedragen. Ook kent PY•PS de volgende vaste lasten:
- opslag;
- verzekeringen;
- bankkosten;
- belkosten.
Slotwoord
In het slotwoord willen we graag iedereen bedanken die ons geholpen heeft bij het oprichten van stichting PY•PS events. Ook hopen we dat het beleid ons de komende jaren zal begeleiden om stichting PY•PS events te laten uitgroeien tot een gevestigde naam binnen de stad Utrecht en de LHBTI+ gemeenschap.